Sjukvård och omsorg upplever just nu sin värsta kris och anstormning. I krissituationer är det viktigt att alla delar av verksamheten fungerar och skalar upp sin aktivitet – i annat fall uppstår flaskhalsar. Under många år har sjukvårdens organisation diskuterats och de som gjort försök med att titta på lösningar från industri och kommersiell verksamhet har bryskt tystats ned med argumenten ”att vi har med människor att göra, och detta är ingen produktionsenhet”.
Inom industri och näringsverksamhet har det utvecklats sofistikerade system och arbetsmetoder för att se till att verksamheten löper så optimalt som möjligt och kan klara kraftiga störningar utan stopp eller svåra skador.
Supply Chain Management är en sådan metodik och system. I denna ingår också att ha både en ”Plan B, C och D” – det vill säga flera alternativ om den vanliga leverantören inte fungerar, samt identifiering av alla möjliga scenarios som skulle kunna hända, och en förberedelse för dessa.
I min managementkonsultverksamhet har jag byggt upp ett stort internationellt affärsnätverk och när jag såg att sjukvården började få svårt med leveranser av skyddsutrustning så gick jag ut i nätverket och frågade om man kunde hjälpa till med olika saker från tillverkning till logistik. Därefter började jag ta kontakt med inköpsfuktioner på sjukhus och regioner och stötte på problemet att ingen svarar i telefon eller på mail som sänds till dem, och det var uppenbart att denna mycket viktiga strategiska funktion inte alls hade reagerat på vad som nu hände.
Flexibilitet och att tänka utanför boxen och ta genvägar är grundläggande saker i en akut krissituation. Lägg allt det gamla för tillfället på hyllan, och helt koncentrera sig på; Vad gör vi nu i detta läge, och hur skall vi lösa denna specifika situation – nöden har ingen lag.
Det har varit uppenbart för mig i mina kontakter med sjukvårdens inköp att man inte haft med i sin krisplan att behov av skyddsutrustning skulle öka med 700 procent samtidigt som de inarbetade leverantörerna av olika anledningar inte kan leverera. Man fortsätter med att göra leverantörsutvärderingar och man ställer villkor för leveranser som tar för lång tid. Det är nu läkaren, som skrev till mig – som har använt engångsutrustning i en hel vecka – behöver byta till nytt. Det är nu sjuka människor behöver hjälp och så vidare.
Efter några veckor har man börjat sätta upp krisstaber som getts uppgifter att ordna leveranser av nödvändig utrustning. Dessa måste nu både få beslutsförmåga och möjlighet att utforma tillfälliga rutiner. En återkommande brist i krissituationer är att man ger mycket mer ansvar än de befogenheter som behövs till detta ansvar. Se nu till att de som ges ansvar och skall lösa akuta situationer, också får alla de befogenheter som behövs, och se till att man väljer personer som har mest kreativitet och handlingskraft. Glöm inte att detta också är ett 24/7-arbete, så arbeta 9 till 17 på vardagar fungerar inte. Covid-19 tar inte helgledigt.
Lars Olofsson, managementkonsult
Om skribenten:
Lars Olofsson är 62 år och bor i Malmö. Han är VD för bolaget Prio Startup som arbetar med investeringar, affärsutveckling och managementkonsulting.
