Nextcloud är en samarbetsplattform som samlar filhantering, dokumentredigering, kalender, kontakter och kommunikationsverktyg på ett ställe. Precis som Google Workspace eller Microsoft 365 ger det anställda möjlighet att arbeta med dokument var de än befinner sig, dela filer med kollegor och ha videomöten – men med en avgörande skillnad: du bestämmer själv var dina data lagras och vem som har tillgång till dem.

Över 400 000 organisationer världen över, från franska inrikesministeriet till svenska universitet, har valt Nextcloud för att behålla kontrollen över sin information.

Funktioner i Nextcloud

Filhantering som fungerar överallt: Ladda upp dokument, bilder och filer från din dator och få tillgång till dem från mobilen, surfplattan eller någon annan enhet. När någon uppdaterar ett dokument ser alla andra ändringen direkt. Inga mejl med "senaste versionen" som bilaga – alla arbetar med samma fil.

Jobba tillsammans i realtid: Genom att integrerade kontorsverktyg som Collabora Online eller ONLYOFFICE kan flera personer redigera samma dokument, kalkylblad eller presentation samtidigt direkt i webbläsaren. Du ser vad dina kollegor skriver medan de skriver det.

Kommunicera och organisera: Nextcloud Talk erbjuder videomöten, chatt och skärmdelning helt utan externa tjänster som Zoom eller Teams. Gemensam kalender och kontakter gör det enkelt att koordinera möten och se till att alla i teamet har samma information.

Integration: Systemet kan anslutas till befintliga verktyg som Active Directory, SharePoint och andra affärssystem. Över 200 tillägg finns tillgängliga för att anpassa plattformen efter specifika behov.

Varför välja Nextcloud framför Google eller Microsoft?

1. Du bestämmer var dina data lagras - och det spelar roll

När du använder Google Workspace eller Microsoft 365 hamnar alla dina filer, mejl och dokument på servrar i USA. Det betyder att amerikanska myndigheter kan kräva tillgång till dina data genom lagar som US Cloud Act – ofta utan att du får veta om det. För ett svenskt företag kan det innebära att känslig information om kunder, anställda eller affärshemligheter plötsligt är tillgänglig för utländska myndigheter.

Med Nextcloud bestämmer du var dina data lagras. Du kan antingen ha systemet på en egen server i ditt kontor, eller välja en svensk hostingleverantör. Oavsett vilket stannar allt i Sverige, vilket automatiskt innebär GDPR-efterlevnad utan krångliga databehandlaravtal. Det är därför svenska myndigheter som Försäkringskassan och Transportstyrelsen valt Nextcloud – de måste kunna garantera att medborgarnas information är skyddad.

2. Slipp månadskostnader – spara hundratusentals kronor

Google Workspace och Microsoft 365 kostar pengar varje månad för varje person i företaget. För ett företag med Microsoft 365 Business Premium och 50 anställda blir det drygt 145 000 kronor per år – det är 730 000 kronor på en femårsperiod. Och priserna har en tendens att höjas över tid.

Nextcloud är öppen källkod och helt gratis att använda. Det enda du betalar för är servern det körs på och eventuell support. En server för 50 personer kostar omkring 20 000 kronor att köpa in, plus omkring 5 000 kronor per år för el och underhåll. På fem år: 45 000 kronor istället för 730 000 kronor – en besparing på över 685 000 kronor.

Även om du väljer att låta en extern leverantör hantera själva serverdriften blir kostnaden en bråkdel av vad Google eller Microsoft tar betalt. Och du får obegränsad lagring baserat på din hårdvara – ingen begränsning på hur mycket du kan spara.

3. Fullständig säkerhetskontroll

När dina filer ligger hos Google eller Microsoft är det deras säkerhetsrutiner som gäller. Du kan inte kontrollera vad som händer bakom kulisserna. Med Nextcloud har du full insyn och kontroll.

Du kan bland annat:

• Kräva tvåfaktorsautentisering för alla användare
• Se exakt vem som öppnat vilka filer och när
• Sätta regler för vilka typer av filer som får laddas upp eller ned
• Aktivera kryptering som gör att inte ens systemadministratören kan läsa innehållet
• Bestämma att vissa filer automatiskt raderas efter en viss tid

Eftersom Nextcloud är öppen källkod kan vem som helst granska koden för säkerhetsbrister. Det betyder att problem upptäcks och åtgärdas snabbt av tusentals utvecklare världen över. Jämför det med stängda system där säkerhetsproblem kan ligga dolda i åratal.

Nextcloud är också den första molnplattformen som fått Blauer Engel-certifieringen (Tysklands officiella miljömärkning), vilket bekräftar både säkerhet och hållbarhet.

4. Anpassa systemet efter dina behov

Med Google eller Microsoft får du de appar och funktioner de erbjuder – inte mer, inte mindre. Med Nextcloud kan du lägga till precis de funktioner ditt företag behöver genom över 200 tillgängliga tillägg.

Behöver ni verktyg för visuell projektledning? Formulär för att samla in information från kunder? Integration med er befintliga ekonomiprogramvara eller kundsystem? Anpassat utseende som matchar företagets grafiska profil? Allt detta går att genomföra.

Om företaget växer skalar Nextcloud med – från fem till femhundra användare utan att ni behöver byta system eller teckna nya dyra avtal.

5. Ingen inlåsning – du bestämmer

När du väl lagt all din data hos Google eller Microsoft är det jobbigt att flytta. Det är designat så – ju mer inlåst du är, desto svårare att byta. Men vad händer om de höjer priserna? Eller om deras tjänst ligger nere en hel dag? Eller om en konflikt uppstår med amerikanska intressen som väljer att begränsa tillgången till tjänsterna i Europa?

Med Nextcloud äger du dina data och kan flytta dem när du vill, dit du vill. All data sparas i öppna standardformat som fungerar överallt. Vill du byta hostingleverantör? Flytta från molnet till egen server? Eller tvärtom? Inga problem. Du är aldrig låst.

Komma igång med Nextcloud

Du behöver inte vara teknisk expert för att använda Nextcloud. Gränssnittet är intuitivt och fungerar precis som du förväntar dig – klicka för att öppna filer, dra och släpp för att ladda upp, dela med en länk.

För installation och konfiguration finns företag som specialiserat sig på detta. Teuton Systems är ett svenskt teknikföretag baserat i Dalarna som arbetar med integritetsfrämjande teknik och öppen källkod-lösningar. De hjälper företag att installera, konfigurera och underhålla Nextcloud. Med stöd på svenska får du hjälp genom hela processen – från planering till löpande drift.

Teknisk översikt:

• Filer och lagring: Obegränsad lagring baserat på din hårdvara, automatiska filversioner, lösenordsskyddad fildelning
• Samarbete: Realtidsredigering av dokument, videokonferenser, chatt, kalender, kontakter
• Säkerhet: AES-256-kryptering, tvåfaktorsautentisering, detaljerad loggning, GDPR-efterlevnad
• Kompatibilitet: Fungerar i webbläsare, finns som app för Windows, Mac, Linux, iOS och Android
• Kostnad: Licensfri öppen källkod, möjlighet att teckna företagssupport på årsbasis

Kontakt: Ring Teuton Systems på 010-10 11 222 eller besök teuton-systems.com för att få hjälp med att komma igång och bedöma om Nextcloud passar er verksamhet.